Lectura de datos de documentos

Módulo de lectura de datos de documentos

Este módulo permite digitalizar, desde documentos originales, todos los datos necesarios para la realización de operaciones en el sistema Quota Gestión, además guarda los documentos escaneados.

Mediante un escaneo tendremos

Identificación de facturas de proveedor
Introducción del pedido de venta sin necesidad de escribir los datos, igual que en facturas
Introducción del albarán sin necesidad de escribir datos
Mantenimiento de la trazabilidad en todas las operaciones
Digitalización del documento de nota de entrada o factura
Visión del documento desde la propia operación.

Ventas: facturación, clientes, tarifas, precios y descuentos, presupuestos

Módulo de Ventas

El módulo de Ventas de Quota^® Gestión, permite administrar toda la información de los clientes, gestionar la asignación de comerciales así como hacer el seguimiento de objetivos y comisiones de dichos comerciales. De forma ágil, proporciona información sobre tarifas, descuentos, recargos y también sobre transportistas y costes asociados. Además, permite crear presupuestos a clientes, completando el ciclo comercial y llegando hasta la facturación y el control de cobros.

Características y Funcionalidades

Clientes

Ficha de cliente
Delegaciones y subdelegaciones
Gestión de clientes potenciales
Gestión y seguimiento de clientes
Multidirección postal y de entrega
Gestión de contactos por dirección
Seguimiento financiero y comercial
Control de riesgo con avisos/bloqueos
Información de cuentas de clientes
Seguimiento de histórico comercial
Gestión de las tarifas del cliente
Gestión de condiciones comerciales
Cliente del grupo
Campos libres en la ficha del cliente definibles por el usuario
Posibilidad de asociar ficheros externos

Comerciales

Comisiones de representantes parametrizables por múltiples criterios
Gestión de campañas especiales
Asignación de comerciales a clientes
Edición de informes de comisiones

Tarifas, precios y descuentos

Tarifas parametrizables (por artículo, cliente,….)
Tarifas aplicables por intervalos de fechas, por línea o por documento
Descuentos y recargos a nivel de línea, o documento
Aplicación de descuentos en cascada
Artículos gratuitos, pero con control de stock
Revisiones automáticas

Circuitos de validación de documentos

Definición de etapas intermedias en la validación de documentos-operaciones (en presupuesto, pedido, albarán, factura, etc. Eje.: pedido registrado, aceptado, pendiente de suministrar…)

Documentos comerciales

Numeración automática, parametrizable
Gestión de textos asociados a la líneas, cabecera, documentos y posibilidad de imprimirlos
Generador de formatos de documentos

Presupuestos

Creación de presupuestos a clientes y/o potenciales
Seguimiento de fechas y validez
Estado de presupuestos en curso
Múltiples versiones por presupuesto

Pedidos

Diferentes tipos de pedido
Trazabilidad de entregas, facturas, etc...
Transformación de presupuesto en pedidos, completa o parcialmente
Dirección de entrega, plazo de entrega y almacén de salida a nivel de línea
Generación de facturas proforma
Pedidos relacionados, albaranes relacionados

Asignación de stocks

Consulta global de reservas
Posibilidad de forzar stocks negativos

Facturación

Diferentes impresos (plantillas) de factura personalizables
Impresión de facturas con número de copias parametrizable
Facturación directa (mostrador)
Gestión de descuentos y recargos parametrizable
Condiciones de pago multivecimiento
Extracto de facturas por cliente
Gestión de abonos sobre facturas

Integración contable

Traspaso de movimientos a contabilidad de forma automática o manual
Declaración de IVA repercutido

Impresiones

Edición y reedición de documentos
Biblioteca de informes disponibles

Gestión de cobros

Emisión de documentos de cobro
Diferentes formas de cobro: lógica de fechas y documentos
Parametrización de calendario y condiciones de cobro
Control de fechas de vencimientos
Estado de cobro
División y fusión de vencimientos
Gestión de remesas al cobro, al descuento…
Diario de cobros
Enlace con banca electrónica ficheros CSB

Compras: proveedores, pedidos, stock, depositos, facturación, trazabilidad

Módulo de Compras

El módulo de Compras de Quota^® Gestión, cubre todo el circuito, desde la generación de órdenes de compra, gestión de listas de precios, condiciones de entrega, hasta completar el proceso de aprovisionamiento, con la incorporación al stock de las mercancías después del control de calidad.

Características y Funcionalidades

Proveedores

Ficha de proveedor
Seguimiento financiero y comercial
Información de cuentas de proveedores
Seguimiento del histórico comercial
Visualización de las tarifas del proveedor
Control de calidad de proveedores
Identificación de artículos por proveedor
Posibilidad de asociar ficheros externos

Documentos comerciales

Numeración automática - parametrizable
Posibilidad de asociar ficheros externos
Gestión de textos asociados a las líneas de cabecera y a los documentos con posibilidad de imprimirlos

Ofertas o solicitudes de oferta o de cotización

Creación de órdenes de compra a proveedores
Múltiples versiones por orden de compra

Pedidos

Diferentes tipos de pedidos
Entrada de pedidos de proveedores
Gestión de entregas parciales
Control de calidad en recepción de mercancía
Devoluciones de mercancía
Trazabilidad de entregas, facturas, etc.
Transformación de ofertas en pedidos, completa o parcialmente
Dirección de recepción, plazo de entrega y almacén de entrada a nivel de línea

Depósitos

Generación de pedidos de préstamo
Seguimiento del riesgo de los pedidos de préstamo
Trazabilidad por lotes, caducidad y número de serie

Facturación

Condiciones de pago multivencimiento
Extracto de facturas por proveedor
Gestión de abonos sobre facturas

Integración contable

Traspaso de movimientos a contabilidad de forma automática o manual
Declaración de IVA soportado

Impresiones

Edición y reedición de documentos
Biblioteca de informes disponibles

Estadísticas

Exportación a herramientas ofimáticas

Gestión de pagos

Emisión de pagarés
Diferentes formas de pago: lógica de fechas y documentos
Parametrización de calendario y condiciones de pago
Control de fechas de vencimientos
Estado de pagos
División y fusión de vencimientos
Diario de pagos

Tarifas, precios y descuentos

Tarifas parametrizables por artículo y proveedor
Tarifas parametrizables por fechas y periodos

Almacén y logística: existencias, stock, traspaso de almacenes, gestión de envíos, inventario

Módulo de Almacén y Logística

La calidad en la gestión de almacén es esencial para garantizar la rentabilidad y la calidad de respuesta a los requerimientos de los clientes. La gestión de existencias que permite el módulo de Almacén-Logística de Quota^®Gestión, garantiza la consistencia de la información de los artículos para toda la organización.

Características y Funcionalidades

Categorías de artículos

Configuración de artículos por parámetros
Creación rápida de artículos a partir de otros
Gestión de familias

Maestro de artículos

Información técnica de artículos
Información de gestión
Campos libres en ficha de artículo
Imágenes asociadas

Organización de almacenes

Gestión de múltiples almacenes
Gestión de almacenes físicos y virtuales
Gestión de depósitos en terceros

Logística

Gestión de envíos
Gestión de bultos, con creación de etiquetas
Gestión de devoluciones

Naturaleza de stocks-existencias

Diferentes estados del stock: físico, reservado, bajo control, disponible, en pedido, ausente…

Consultas de stocks-existencias

Diferentes consultas por periodo, por almacén, por fechas, por números de serie, movimientos de stock, trazabilidad por lote o por unidad…

Gestión de inventarios

Inventario físico por recuento
Gestión de inventarios y valoraciones
Movimientos de stock-existencias
Control de stock y disponibilidad
Gestión de movimientos entre almacenes
Gestión de existencias en terceros

Reaprovisionamiento

Política de reaprovisionamiento por artículo

Estadísticas de stocks-existencias

Análisis de consumos
Informes de valoración de existencias
Rotación de inventario

Finanzas: contabilidad general, cobros y pagos, cartera de efectos, impuestos, plan contable, balances

Módulo de Finanzas

El módulo de Finanzas de Quota^®Gestión, incluye funcionalidad completa de contabilidad general, de terceros, gestión de cobros y pagos, incluyendo la gestión de la cartera de efectos. El sistema es multiempresa y permite la gestión independiente de sucursales o delegaciones.

Características y Funcionalidades

Gestión multiempresa

Definición de múltiples sociedades jurídicas.
Parametrización independiente de cada sociedad

Definición de planes contables

Plan general
Auxiliares
Libre definición de cuenta

Diarios

Diarios parametrizables, ventas, compras, tesorería, operaciones diversas...
Herramientas de punteo y casación de asientos

Gestión de divisas

Multimoneda
Gestión de diferencias por cambio, con generación de asiento de ajuste automático

Control de gestión

Definición de centros de coste
Asignación directa, porcentual o por parámetros de gastos a los centros.

Estados contables

Generación de balance de situación, pérdidas y ganancias, memoria.

Impuestos

Libros de IVA
Marcaje de documentos incluidos en liquidación
Declaración de IVA e informes de control

Gestión de bancos

Gestión individualizada de cada cuenta bancaria

Gestión de cartera de efectos

Generación de diferentes documentos de cobro
Emisión de remesas al descuento, gestión de cobro.
Control de devoluciones y recirculación de efectos
Fraccionamientos de efectos, pagos parciales

Inmovilizado

Ficha de inmovilizado por cada elemento
Generación de asientos de amortización

Contabilidad Presupuestaria

Libre definición de presupuestos
Herramienta de cálculo automático de presupuestos a partir de modelos anteriores.

Proyectos: control de ingresos y gastos, rentabilidad por proyecto, informes

Módulo de Proyectos

El módulo de Proyectos de Quota Gestión, permite conocer la inversión y la rentabilidad de un proyecto. Se pueden repartir los gastos entre los diferentes conceptos y departamentos, con el fin de comprobar la rentabilidad o desviación con respecto al presupuesto inicial de cada proyecto.

Características y Funcionalidades

Proyectos

Ficha de proyectos
Diferenciación de departamentos
Cuadro de mando de un proyecto
Diferenciación de conceptos para gastos
Asignación de coste predefinido por concepto
Fecha de fin de proyecto
Imputación de costes directos e indirectos

Control de gastos

Imputación de gastos por proyecto diferenciando departamentos y conceptos (horas, km, dietas, etc...).
Trazabilidad del proyecto desde el pedido de compra
Control de gastos imputados y tramitados
Trazabilidad de los gastos imputados

Rentabilidad

Comparativa entre los ingresos y los gastos de cada proyecto

Control de ingresos

Imputación de ingreso por proyecto desde operaciones
Trazabilidad del proyecto desde pedido de venta

Informes

Contiene múltiples informes predefinidos
Generador de listados en pantalla con exportador a Excel
Generador de informes con asistente de ayuda para el usuario

TPV: venta directa al público, documentos comerciales, caja, integración contable

Módulo de TPV

El módulo de TPV (Terminal Punto de Venta) de Quota Gestión, está concebido para la gestión de la venta directa al público. Incluye funcionalidad necesaria para que el usuario pueda realizar las operaciones de una forma ágil y rápida.

Caraterísticas y Funcionalidades

Venta TPV

Identificación del vendedor
Opción de múltiples formas de cobro por venta
Ticket convertible a factura en el momento de la venta
Consulta de stock desde la propia pantalla TPV
Posibilidad de diferentes series de contador por operación

Integración contable

Traspaso de movimientos a contabilidad de forma automática o manual.

Documentos comerciales

Numeración automática, parametrizable
Gestión de textos asociados a las líneas, cabeceras y documentos
Impresión de múltiples formatos de ticket

Caja

Control de múltiples ajustes de caja. Ejem.: descuadre de caja
Cierre de caja en sus diferentes formas de cobro: efectivo, Visa, etc....
Resumen ventas del día

Tarifas, precios, descuentos

Control de tarifas por clientes, fechas, cantidades y periodos (Ej. rebajas)
Descuentos a nivel de línea, o cabecera
Aplicación de descuentos en cascada
Ventas de artículos a importe cero, teniendo en cuenta control de stock
Reaprovisionamiento de stock automático

Software de gestión en tarifa plana

Digitalización:

Lectura de datos de documentos incorporada al ERP

Operativa, intuitiva y ágil

Incluye iconos de función y múltiples posibilidades de exportación a Word, Excel, etc..

Definición de permisos por usuario garantizando la total confidencialidad.

¿Qué puedo hacer con Quota Gestión?

Lectura de datos de documentos

Módulo de lectura de datos de documentos

Mediante un escaneo tendremos

Ventas: facturación, clientes, tarifas, precios y descuentos, presupuestos

Módulo de Ventas

Características y Funcionalidades

Clientes

Comerciales

Tarifas, precios y descuentos

Circuitos de validación de documentos

Documentos comerciales

Presupuestos

Pedidos

Asignación de stocks

Facturación

Integración contable

Impresiones

Gestión de cobros

Compras: proveedores, pedidos, stock, depositos, facturación, trazabilidad

Módulo de Compras

Características y Funcionalidades

Proveedores

Documentos comerciales

Ofertas o solicitudes de oferta o de cotización

Pedidos

Depósitos

Facturación

Integración contable

Impresiones

Estadísticas

Gestión de pagos

Tarifas, precios y descuentos

Almacén y logística: existencias, stock, traspaso de almacenes, gestión de envíos, inventario

Módulo de Almacén y Logística

Características y Funcionalidades

Categorías de artículos

Maestro de artículos

Organización de almacenes

Logística

Naturaleza de stocks-existencias

Consultas de stocks-existencias

Gestión de inventarios

Reaprovisionamiento

Estadísticas de stocks-existencias

Finanzas: contabilidad general, cobros y pagos, cartera de efectos, impuestos, plan contable, balances

Módulo de Finanzas

Características y Funcionalidades

Gestión multiempresa

Definición de planes contables

Diarios

Gestión de divisas

Control de gestión

Estados contables

Impuestos

Gestión de bancos

Gestión de cartera de efectos

Inmovilizado

Contabilidad Presupuestaria

Proyectos: control de ingresos y gastos, rentabilidad por proyecto, informes

Módulo de Proyectos

Características y Funcionalidades

Proyectos

Control de gastos

Rentabilidad

Control de ingresos

Informes

TPV: venta directa al público, documentos comerciales, caja, integración contable

Módulo de TPV

Caraterísticas y Funcionalidades

Venta TPV

Integración contable

Documentos comerciales

Caja